キャッシュを残す経営令和4年1月1日からいきなり始まりました電子取引データの保存ですが、2年間の猶予期間はあるにしても、早めに対応しておくに超したことはありません。税務署の電子帳簿説明会では会場が超満員だったそうです。しかし、書類の保存方法など、肝心なところは文章を読み上げるだけで、あまり参考にはならなかったようです。税務署の人も実際には自分でスキャナ保存している訳ではありませんので、厳しいところです。
事務所では今年初めから書類を全てスキャナ保存しており、お客様のうち数社は全て電子データ化しています。1年間、電子保存に対応してきて、実務上の方法、注意点などををまとめてみたいと思います。第275回のブログでも紹介しましたが、富士通のScanSnapは必須です。コピー機でも対応できますが、自分の机の上で完結できます。まずは、ScanSnapで領収書・請求書などをスキャンしてPDFデータに変換しましょう。初期設定ではPCにScanSnapHomeが立ち上がり、PDF データがパソコン上に保存されます。
そのデータが消えると大変なことですので、PCやサーバには保管しないようにしましょう。できればクラウドサービスと契約してクラウド上に保存しましょう。無料サービスは避けましょう。例えばDropboxを使用する場合、PDFデータをドラッグ＆ドロップで移動できます。レシートでしたら、ScanSnapで読んだファイル名が「20220216_店名」になっています。お店側の設定で異なります。ファイル名を「20220216_店名_金額」とします。
Dropboxにフォルダを作っておくことも大事です。決算期ごとのファイルを作り、その下に毎月のファイルを作り、発生した月のファイルに移動します。税務調査の際には、期別のファイルを渡すことになります。最近の調査では、電子帳簿保存の適用前の年度であっても、会計データを要求されることがあります。税務署側ではさすがに会計ソフトは持っていませんが、CSV データに変換して、検索、分析します。
記帳した領収書関係は、クラウドに保存後、そのままゴミ箱行きです。単に領収書を貼るだけでも相当の時間を要していたことに気付きました。綴じるファイルも要りません。ストレスフリーです。溜めると大変ですので、その都度、記帳して、保存することが大事なようです。
