その他元気ですか！ 福岡天神の公認会計士・税理士の山崎隆弘です。
ネット上には無料のデータフォルダ、または格安のフォルダがありますが、仕事上で使用するには、データ消去のリスクがありますので、使い辛いものです。
個人的な勉強関係にはEvernoteを使用していますが、本業では「安心君」を使っています。あまり知られていませんが、ファイブテクノロジー㈱が提供しているネット上のサーバです。
証明書のキーをダウンロードしなければ使用できません。その上でID、パスワードが必要です。更に1年更新のため、更新しなければ使えなくなります。
事務所のサーバとして使用していますが、お客様とのデータとのやり取りにも便利です。その場合は、お客様にはこちらから招待状をメールでお送りして、証明書をダウンロードしてもらいます。なので、お客様は料金を負担することなく、使用できます。
メールの添付ファイルで会計上のデータを送付することは、データ漏洩のリスクがあります。「安心君」では、会計データのみではなく、給与データ、販売データの送付にも使用しています。
更に、記帳資料の通帳コピーや証憑関係も「安心君」にアップしてもらっています。アップロードはファイルをネット上の「安心君」にドラッグするだけです。決算時に、ほとんどの資料を「安心君」にアップしてもらうと、会社に伺う前にほぼ決算作業は終了していることもあります。
そのためには、紙の資料をPDFファイルに変換する必要があります。コピーの複合機でもできますが、富士通のScanSnapを各自の机に備えてつけていれば、日常業務のついでに行うことができます。
事務所には紙の資料は、契約書以外はほぼありません。資料が全てネット上にアップされていると、ネットさえつながれば、何時でもどこでも書類を見ることができます。
出張中でも事務所といるのと同様に作業が可能です。お客様からのお問合せにも答えることができます。お客様と距離の壁が取り払われるので、とても有用です。
